Manajemen perkantoran
Sebagian besar literature menggunakan istilah administrasi perkantoran
dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini
dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama walaupun
istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan
dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan
perusahaan atau ogranisasi. Jadi ditegaskan bahwa administrasi
perkantoran dan manajemen perkantoran adalah pengertian yang sama.
Menurut J.C Denyer mengemukakan, manajemen perkantoran
adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor
untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara
yang sehemat-hematnya.
Menurut G.R. Terry, manajemen perkantoran dapat dirumuskan
sebagai perencanaan, pengawasan dan
pengorganisasian pekerjaan kantor serta
menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan
kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib
pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang tercapainya tujuan
yang ditetapkan.
Secara terinci kegiatan dalam manajemen perkantoran meliputi:
- Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan,
suatu hal berjalan tertib.
- Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya
Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan
perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
perkantoran tersebut, antara lain :
- pegawai kantor
- biaya perkantoran
- prosedur
- metode perkantoran
- dan lain-lain.
Kegiatan administrasi
a. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan
tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca,
dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam.
c. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranganketerangan
dengan maksud agar mudah digunakan.
d. Menggkalian, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan
alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak ke pihak lain.
f. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat
ditempat tertentu yang aman.
Konsepsi Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran
Data dan informasi yang diperoleh sangat berhubungan dengan aktivitas
organisasi. Adminitrasi dalam arti sempit disebut tata usaha (clerical work,
office work).
Oleh karena tata usaha merupakan pengelolaan data dan informasi, maka
keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri dari penerimaan,
pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan,
penggkalianan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang
diperlukan oleh organisasi.
Kegiatan diatas dapat dirangkai dalam tiga kelompok, antara lain:
1) Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat, yaitu rangkaian
aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis
mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi
hingga sampai pada pihak yang dituju.
2) Ekspedisi (ekspedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang
dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern
3) Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan
informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat
ditemukan setiap diperlukan.
Seluruh kegiatan diatas merupakan kegiatan tata usaha yang dipkalianng
sebagai pekerjaan intern yang melibatkan manusia (personil) serta sarana
dan prasarana ketatausahaan melalui kerja sama untuk tercapainya tertib
administratif.
Terima kasih telah membaca ^^ Bagi yang bukan orang Indonesia, harap siapkan Google Translate Anda, agar tidak kebingungan dengan apa yang saya post, terima kasih ^^
